Na pracodawcy ciąży wiele obowiązków związanych ze śmiercią jego pracownika. Część z tych obowiązków jest analogiczna do czynności związanych z rozwiązaniem stosunku pracy, np. pracodawca musi wydać świadectwo pracy, wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop i wystawić deklarację PIT. Dodatkowo pracodawca musi wypłacić osobom uprawnionym odprawę pośmiertną. Śmierć pracownika powoduje z mocy prawa wygaśnięcie stosunku pracy. Ze względu na fakt, że stosunek pracy ma charakter osobisty, w przypadku śmierci pracownika nie może on być kontynuowany, tzn. nikt nie może wstąpić w prawa i obowiązki wynikające z tego stosunku na miejsce zmarłego majątkowe po zmarłym pracownikuNa następców prawnych zmarłego pracownika przechodzą jedynie prawa majątkowe wynikające ze stosunku pracy, np. niewypłacone wynagrodzenie lub ekwiwalent za uprawnione do nabycia praw majątkowych po zmarłym pracownikuPracodawca musi przede wszystkim ustalić krąg osób uprawnionych do świadczeń po zmarłym pracowniku. Kodeks pracy wprowadza odrębny od ogólnie obowiązujących zasad dziedziczenia sposób następstwa prawnego praw majątkowych ze stosunku pracy. Prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W razie braku takich osób prawa te wchodzą do spadku i podlegają ogólnym regułom prawa spadkowego (art. 631 § 2 Kodeksu pracy).W stosunku do małżonka zmarłego pracownika prawa majątkowe nie przysługują w przypadku pozostawania małżonków w orzeczonej sądowo separacji. Jeśli małżonkowie byli rozwiedzeni, to takie prawa przysługują byłemu małżonkowi tylko na zasadach, jakie warunkują uzyskanie przez niego renty uprawnionymi do uzyskania renty rodzinnej są:dzieci własne, dzieci drugiego małżonka, dzieci przysposobione - do ukończenia 16. roku życia lub 25. roku życia, jeśli się uczą oraz bez względu na wiek, jeśli stały się całkowicie niezdolne do pracy przed 16. rokiem życia lub w czasie nauki w szkole do ukończenia 25. roku życia. Jeżeli dziecko osiągnęło 25 lat będąc na ostatnim roku studiów w szkole wyższej, prawo do renty przedłuża się do zakończenia tego roku studiów;wnuki, rodzeństwo i inne dzieci przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności, jeżeli spełniają takie warunki jak dzieci własne i zostały przyjęte na wychowanie co najmniej na rok przed śmiercią ubezpieczonego (emeryta lub rencisty), chyba że śmierć była następstwem wypadku, a ponadto nie mają prawa do renty po zmarłych rodzicach, a gdy rodzice żyją - jeżeli nie mogą zapewnić im utrzymania albo ubezpieczony (emeryt lub rencista) lub jego małżonek był ich opiekunem ustanowionym przez sąd;wdowa, jeśli w chwili śmierci męża ukończyła 50 lat lub jest niezdolna do pracy, albo wychowuje co najmniej jedno z dzieci, wnuków lub rodzeństwa uprawnionych do renty rodzinnej po zmarłym mężu, które nie ukończyły 16. roku życia, a jeżeli się uczą - 18. roku życia lub są całkowicie niezdolne do pracy. Uprawnienie do renty rodzinnej przysługuje również wdowie, jeśli spełni warunek dotyczący wieku lub niezdolności do pracy w okresie nie dłuższym niż 5 lat od śmierci męża lub od zaprzestania wychowywania ww. dzieci. Małżonka rozwiedziona oraz wdowa, która przed śmiercią męża nie pozostawała z nim we wspólności małżeńskiej, ma prawo do renty rodzinnej, jeżeli oprócz spełnienia ww. warunków wymaganych od wdowy, w dniu śmierci męża miała prawo do alimentów z jego strony ustalone wyrokiem sądowym lub ugodą sądową;wdowiec, do którego stosuje się te same zasady co do wdowy. Wiek uprawniający wdowca do renty rodzinnej również wynosi 50 lat;rodzice, jeżeli ubezpieczony (emeryt lub rencista) bezpośrednio przed śmiercią przyczyniał się do ich utrzymania, a ponadto spełniają warunki takie jak dla wdowy/wdowca (dotyczące wieku, niezdolności do pracy lub wychowywania małoletnich osób).Uprawnienie do renty rodzinnej nie musi oznaczać faktycznego jej pobierania. Ważne jest, aby członkowie rodziny byli uprawnieni do jej pobierania na mocy przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu ubezpieczeń społecznych (art. 67 ust. 1 ustawy emerytalnej).PRZYKŁADPracownik firmy usługowej PAWO Sp. z zmarł nagle wieczorem 3 marca 2009 r. Stosunek pracy z tym dniem uległ zatem wygaśnięciu. Pracownik w lutym 2009 r. wykorzystał 7 dni urlopu wypoczynkowego. Wynagrodzenie za pracę było wypłacane do 10. dnia każdego miesiąca za okres poprzedni. Pracownik otrzymywał tylko wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 2000 zł brutto. Ze swoją żoną żył w orzeczonej sądowo separacji. Z małżeństwa miał syna w wieku 23 lat, który aktualnie studiował. W związku z tym osobą uprawnioną do odbioru wynagrodzenia po zmarłym pracowniku będzie tylko jego syn. Wynagrodzenie należne synowi:wynagrodzenie za luty: 2000 zł,wynagrodzenie za marzec: (2000 zł : 176 godz.) = 11,36 zł; 11,36 zł × 16 godzin = 181,76 zł,łączne wynagrodzenie brutto: 2181,76 zł,podstawa do opodatkowania (po zaokrągleniu): 2182 zł,podatek dochodowy: 2182 zł × 18% = 392,76 zł,pobrana zaliczka na podatek (po zaokrągleniu): 393,00 zł,do wypłaty: 2181,76 zł - 393,00 zł = 1788,76 pieniężne, które należą się pracownikowi, a których pracodawca nie zdążył mu wypłacić, tj. np. wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, ekwiwalent za urlop, premie, nagrody (w tym nagroda jubileuszowa), dodatki, odszkodowania itp. przechodzą na członków rodziny wymienionych w Kodeksie pracy i należą się w takiej samej wysokości, w jakiej przysługiwałyby pracownikowi, gdyby za urlopPracodawca jest zobowiązany wypłacić rodzinie zmarłego pracownika ekwiwalent urlopowy za niewykorzystaną część urlopu przysługującą zmarłemu pracownikowi w danym roku kalendarzowym do chwili wygaśnięcia stosunku pracy (data śmierci). Wymiar urlopu ustala się według ogólnych zasad, czyli proporcjonalnie do czasu trwania umowy o pracę (art. 1551 Kodeksu pracy).PRZYKŁADPracownik firmy oponiarskiej KÓŁKO Matysiak&Robak - Jakub Z. zginął w wypadku samochodowym wracając z pracy 27 lutego 2009 r. Spółka wypłaca wynagrodzenie na koniec miesiąca, którego dotyczy wynagrodzenie. Pracownicy otrzymali wynagrodzenie właśnie tego dnia. Jakub Z. miał 25 lat i miesiąc wcześniej ożenił się. Firma KÓŁKO Matysiak&Robak była jego pierwszym miejscem pracy po skończonej szkole zawodowej. Pracował w niej rok i 10 miesięcy. W 2008 r. wykorzystał cały przysługujący mu urlop. Jego wynagrodzenie zasadnicze wynosiło 1500 zł. Żona Jakuba Z. zwróciła się w marcu 2009 r. o wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop męża. Pracodawca jest zobowiązany wypłacić żonie zmarłego pracownika ekwiwalent za 4 ekwiwalentu: 1500 zł,współczynnik urlopowy dla pełnego etatu w 2009 r.: 21,08,ekwiwalent: 1500 zł : 21,08 = 71,16 zł,71,16 zł : 8 godz. = 8,90 zł - kwota za jedną godzinę urlopu wypoczynkowego,8,90 zł × 32 godz. (4 dni urlopu × 8 godz.) = 284,80 zł,podstawa do opodatkowania (po zaokrągleniu): 285,00 zł,podatek dochodowy: 285,00 zł × 18% = 51,30 zł,pobrana zaliczka na podatek (po zaokrągleniu): 51,00 zł,do wypłaty: 284,80 zł - 51,00 zł = 233,80 należności z wynagrodzenia zmarłego pracownikaPracodawca może potrącić z wynagrodzenia za pracę zmarłego pracownika następujące należności (art. 87 Kodeksu pracy):sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,kary pieniężne za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie zobowiązania wobec pracodawcy (np. pożyczki z zfśs) przechodzą na spadkobierców zmarłego pracownika, którzy przyjęli spadek wprost, czyli tym samym przyjęli na siebie wszystkie zobowiązania nie może zatem uszczuplić wypłacanego rodzinie po zmarłym pracowniku wynagrodzenia o potrącenie z tytułu udzielonej pracownikowi pożyczki lub z tytułu naprawienia szkody wyrządzonej pracodawcy. Na takim stanowisku stanął również Sąd Najwyższy w wyroku z 18 października 1971 r. (I PR 15/71).WAŻNE!Niedopuszczalne jest potrącanie przez pracodawcę z wynagrodzenia należnego zmarłemu pracownikowi innych należności niż należności wymienione w art. 87 Kodeksu i składki od praw majątkowych Od wynagrodzenia i innych praw majątkowych (np. ekwiwalentu za urlop) wypłaconych rodzinie zmarłego pracownika po jego śmierci nie nalicza się składek z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Wynagrodzenie wypłacone uprawnionym osobom nie jest przychodem ze stosunku pracy, wobec czego nie podlega w ten sposób świadczenia będą dla osób uprawnionych przychodem, który należy kwalifikować jako przychód z praw majątkowych (art. 18 ustawy o pdof). Pracodawca jest zobowiązany do pobrania zaliczki na podatek dochodowy, stosując stawkę podatkową 18%. Kwotę pobranej zaliczki pracodawca musi przekazać w terminie do 20. dnia następnego miesiąca na rachunek właściwego urzędu skarbowego. Naliczając zaliczkę na podatek dochodowy od wynagrodzenia zmarłego pracownika nie wolno zastosować pracowniczych kosztów uzyskania przychodów (pismo naczelnika Trzeciego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście z 2 lutego 2006 r., nr 1449/1CF/413/ip-66/05/06/iw).WAŻNE!Od wynagrodzenia i innych praw majątkowych wypłacanych po śmierci pracownika pracodawca jest zobowiązany do pobrania zaliczki na podatek zakończeniu roku podatkowego pracodawca pobraną zaliczkę na podatek dochodowy wykazuje w deklaracji PIT-4R. Kwotę pobranych zaliczek musi także wykazać w imiennej informacji PIT-11, którą przekazuje osobie, która otrzymała świadczenie majątkowe po zmarłym pracowniku, oraz do urzędu skarbowego. Natomiast osoba uprawniona ma obowiązek wykazać uzyskany przychód z tytułu wynagrodzenia po zmarłym pracowniku w swoim zeznaniu podatkowym za dany pamiętać, że zasiłek chorobowy w przypadku śmierci ubezpieczonego przed wypłatą należnego mu zasiłku jest również wypłacany osobom uprawnionym do podjęcia wynagrodzenia lub dochodu ubezpieczonego (art. 65 ust. 2 ustawy zasiłkowej). Jednak śmierć ubezpieczonego przed wypłaceniem mu zasiłku nie powoduje zmiany charakteru prawnego tego świadczenia, co oznacza, że świadczenie pieniężne za czas choroby należne po zmarłym pracowniku nadal traktuje się jako pośmiertnaInnym świadczeniem należnym rodzinie zmarłego pracownika jest odprawa pośmiertna. Jest ona wypłacana w razie śmierci pracownika w czasie trwania stosunku pracy lub w czasie pobierania po jego rozwiązaniu zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby (art. 93 Kodeksu pracy).Odprawa pośmiertna jest świadczeniem jednorazowym przysługującym od pracodawcy najbliższym członkom rodziny. Jej celem jest pomoc finansowa członkom rodziny zmarłego pracownika w trudnym dla nich okresie. Jest to świadczenie niezależne od pozostałych świadczeń majątkowych należnych osobom uprawnionym, o których wspomniano do odprawy przysługuje niezależnie od przyczyny śmierci pracownika i jego stażu pracy. Staż pracy w danym zakładzie pracy ma jednak wpływ na wysokość odprawy jest istotne dla prawa do odprawy i jej wysokości to, czy pracownik, po którym rodzinie przysługuje odprawa pośmiertna, był zatrudniony na pełny czy tylko na część etatu. Ważny jest fakt, że w chwili śmierci pozostawał w Józef P. (żonaty, bezdzietny) został zatrudniony w ABC Sp. z od 1 do 28 lutego 2009 r. na podstawie umowy na okres próbny na 1/5 etatu za wynagrodzeniem 500 zł brutto miesięcznie. Zgodnie z rozkładem czasu pracy miał on świadczyć pracę tylko we wtorki. Pracę miał rozpocząć 3 lutego 2009 r., ale 2 lutego 2009 r. wracając z weekendu zginął w wypadku samochodowym. Ponieważ śmierć nastąpiła, gdy był on już zatrudniony, pracodawca jest zobowiązany do wypłaty odprawy pośmiertnej w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia, tj. 500 zł. Zakładając, że oprócz żony nie było innych osób uprawnionych do otrzymania odprawy pośmiertnej po Józefie P., otrzyma ona 50% tej kwoty, czyli 250 zł (art. 93 § 6 Kodeksu pracy).Dla prawa do odprawy pośmiertnej nie ma znaczenia także to, czy pracownik w momencie śmierci faktycznie świadczył pracę czy np. przebywał na zwolnieniu lekarskim lub urlopie bezpłatnym. Pracodawca jest zobowiązany do wypłaty rodzinie zmarłego odprawy pośmiertnej także w sytuacji, gdy pracownik ten zmarł po ustaniu stosunku pracy, ale w okresie pobierania zasiłku C. pracowała w firmie Kowalski i S-ka do 31 stycznia 2009 r. Na mocy porozumienia stron rozwiązała stosunek pracy, ponieważ jej stan zdrowia pogarszał się. 5 lutego 2009 r. trafiła do szpitala, gdyż straciła przytomność. Wykryto u niej tętniaka, w wyniku którego zmarła 9 marca 2009 r. Zofia C. zmarła w okresie pobierania zasiłku chorobowego, tj. nie później niż 14 dni od rozwiązania umowy o pracę, a jej niezdolność do pracy trwała ponad 30 dni. W związku z tym rodzinie Zofii C. przysługuje odprawa pośmiertna, którą ma obowiązek wypłacić ostatni pracodawca, czyli Kowalski i pracownik był zatrudniony jednocześnie u kilku pracodawców, odprawa pośmiertna przysługuje od każdego z do odprawy pośmiertnejOdprawa pośmiertna przysługuje małżonkowi oraz innym członkom rodziny spełniającym warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń pozostający w chwili śmierci pracownika w związku małżeńskim nabywa prawo do odprawy pośmiertnej bezwarunkowo. Oznacza to, że rozwiedziony małżonek, a także małżonek pozostający w chwili śmierci w separacji nie nabywa prawa do odprawy pośmiertnej. W przypadku rozwiedzionego małżonka uzyskanie odprawy pośmiertnej jest możliwe, ale tylko w sytuacji, gdy spełnia warunki do uzyskania renty rodzinnej (przypadki te zostały szczegółowo opisane w części dotyczącej praw majątkowych po zmarłym pracowniku). W przypadku braku uprawnionych do odprawy pośmiertnej członków rodziny odprawa ta, przeciwnie niż prawa majątkowe, nie wchodzi do masy pośmiertna nie jest prawem majątkowym i w przypadku braku osób uprawnionych do niej, nie wchodzi do spadku po zmarłym odprawy pośmiertnejWysokość odprawy pośmiertnej jest uzależniona od okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy (zakładowy staż pracy) i wynosi:jednomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat,trzymiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 10 lat,sześciomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 15 szczególnych przypadkach do okresu zatrudnienia, od którego zależy wysokość odprawy pośmiertnej, wlicza się także staż pracy w poprzedniej firmie. Ma to miejsce w sytuacji przejęcia zakładu pracy lub jego części przez innego pracodawcę na podstawie art. 231 Kodeksu pośmiertna jest ustalana według zasad obowiązujących przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Oznacza to, że składniki stałe wynagrodzenia należy wliczać z miesiąca nabycia prawa do odprawy, a zmienne z trzech miesięcy poprzedzających ten miesiąc (§ 2 pkt 1 ust. 8 rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy).Składniki wynagrodzenia przysługującego pracownikowi za okresy dłuższe niż miesiąc wypłacone w okresie 12 miesięcy przed rozwiązaniem stosunku uwzględnia się w średniej wysokości. Przy obliczaniu należnej odprawy nie wlicza się np. jednorazowych wypłat za spełnienie określonego zadania, nagród jubileuszowych, ekwiwalentu za urlop pośmiertną dzieli się w częściach równych między wszystkich uprawnionych członków rodziny. Jeżeli po zmarłym pracowniku pozostał tylko jeden członek rodziny uprawniony do odprawy pośmiertnej, przysługuje mu odprawa w wysokości połowy odpowiedniej kwoty (art. 93 § 6 Kodeksu pracy).PRZYKŁADJanina K. była zatrudniona od ponad 20 lat w zakładach mięsnych „WĘDLINA” Otrzymywała wynagrodzenie w wysokości 3000 zł. Mąż Janiny K. wystąpił po śmierci żony do jej zakładu pracy o wypłatę odprawy pośmiertnej. Ze stażu pracy wynika, że mąż Janiny K. powinien otrzymać odprawę w wysokości 6-miesięcznego wynagrodzenia żony, tj. 18 000 zł. Ponieważ jest on jedynym uprawnionym do otrzymania odprawy pośmiertnej (dwoje jego dzieci są już dorosłe i mają własne rodziny), pracodawca Janiny K. wypłaci mu połowę tej kwoty, tj. 9000 pośmiertna jest świadczeniem obligatoryjnym, od wypłaty którego pracodawca może się zwolnić tylko w ściśle określonej sytuacji. Pracodawca może bowiem nie wypłacać rodzinie zmarłego pracownika odprawy pośmiertnej, gdy zawarł z zakładem ubezpieczeń umowę ubezpieczenia pracownika na życie, opłacał składki, a wypłacone odszkodowanie będzie w wysokości co najmniej równej lub wyższej niż kwota odprawy pośmiertnej. Jeśli kwota odszkodowania okaże się niższa, pracodawca ma obowiązek wypłacić sytuacji gdy pracodawca ubezpiecza pracownika, ale składki na ubezpieczenie, za zgodą pracownika, są potrącane z wynagrodzenia pracownika, pracodawca ma obowiązek wypłacić rodzinie zmarłego pracownika odprawę również pamiętać, że odprawa pośmiertna przysługuje niezależnie od zasiłku pogrzebowego wypłacanego przez i składki od odprawy pośmiertnejOdprawy pośmiertne są zwolnione z podatku dochodowego (art. 21 ust. 1 pkt 7 ustawy o pdof). W związku z tym wypłaty odprawy pośmiertnej nie ujmuje się w deklaracji odprawy nie pobiera się także składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, ponieważ nie stanowi ona przychodu ze stosunku pracy ani żadnego tytułu objętego obowiązkiem ubezpieczeń (§ 2 ust. 1 pkt 2 i 3 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).Pozostałe obowiązki pracodawcyWarto przypomnieć, że pracodawca w związku ze śmiercią swojego pracownika ma oprócz wspomnianych wyżej obowiązków również i te związane ze zwykłym rozwiązaniem stosunku pracy. Powinien pamiętać o wyrejestrowaniu pracownika z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego na deklaracji ZUS ZWUA z kodem przyczyny - 500 oraz wystawić świadectwo pracy i wpiąć je do akt osobowych zmarłego pracownika (część C). Dokument ten pracodawca ma obowiązek wydać na wniosek członka rodziny lub następcy prawnego po prawnaart. 231, art. 631 § 1 i § 2, art. 87, art. 93, art. 1551 Kodeksu pracy,art. 65-67, art. 70 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2004 r. nr 39, poz. 353 ze zm.),§ 16-18 rozporządzenia z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm.),art. 18, art. 21 ust. 1 pkt 7 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.),art. 65 ust. 2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2005 r. nr 31, poz. 267 ze zm.),§ 2 ust. 1 pkt 2 i pkt 3 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.),§ 2 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (DzU nr 62, poz. 289).